Não é um 'brinquedo brilhante': como um contratante reformulou o cronograma sem perseguir o hype tecnológico

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Quando a empreiteira americana Zachry Construction (parte do Zachry Group) lançou um novo software de planejamento em 2024, não foi porque a empresa queria experimentar inteligência artificial ou obter curtidas nas redes sociais.

Representação do software Planera no local Imagem: Planera Imagem criativa do software Planera em um canteiro de obras. Imagem: Planera

Isso ocorreu porque a empresa já havia passado mais de uma década elevando os padrões de seu cronograma interno de projetos e finalmente encontrou uma ferramenta que conseguia acompanhar.

A Zachry, especializada em contratos civis e industriais pesados com base de operações no Texas, fez uma parceria com a startup de software de agendamento Planera, também sediada nos EUA, em meados de 2024.

A dupla anunciou a parceria publicamente, mas Zachry observou que o lançamento foi mais do que uma implementação de novo software.

“Não corremos atrás de brinquedos novos e brilhantes�, disse Ranjeet Gadhoke, vice-presidente de controles de projetos na Zachry.

Ele acrescentou que o uso de software avançado foi uma decisão deliberada e sistemática, com o objetivo de aprimorar um processo interno já produtivo. "Nossos sistemas visam capacitar as pessoas que realmente os utilizam e instruir as pessoas que as lideram", disse Gadhoke.

A incorporação da Planera marcou o que ele descreveu como a implementação de software mais rápida em seus 18 anos na empresa e o ápice de um processo que ele iniciou internamente há 15 anos.

De ferramentas dispersas a agendamentos estruturados

A ênfase de Gadhoke em tecnologia com propósito advém da experiência. Após ingressar na Zachry em 2008, ele se propôs a aprimorar o que considerava uma cultura de agendamento medíocre.

Ele disse que o setor normalmente recorria ao viés de proximidade ao selecionar gerentes de programação e planejamento; ou seja, as funções eram preenchidas conforme a necessidade por funcionários que (frequentemente) não tinham interesse ou perspicácia na tarefa.

“Colocamos qualquer pessoa que pudesse atualizar o software como programador�, disse ele ao Construction Briefing . “Mas nunca colocamos ênfase no aspecto de programação do que fazemos na construção.�

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Em outras palavras, o agendamento foi tratado por muito tempo como uma função secundária do software, em vez de uma disciplina estratégica; uma tarefa administrativa, em vez de um fator essencial para o sucesso do projeto.

Para Gadhoke, ignorar essa ênfase era justamente o problema.

“O cronograma é a única ferramenta com visão de futuro no controle de projetos�, explicou ele. “Todo o resto é um relato do que já aconteceu.�

Ranjeet Gadhoke, vice-presidente de controles de projetos na Zachry Construction Ranjeet Gadhoke, DzԲٰçã Zachry

“Se você quer influenciar os resultados, comece pelo cronograma.�

Gadhoke assumiu a responsabilidade de tornar a programação uma atividade profissional viável.

"Eu não tinha influência na empresa, então tive que construí-la", disse ele. "Com o tempo, consegui contratar programadores profissionais que queriam ser programadores."

Por fim, ele ajudou a criar um novo departamento com diretrizes, padrões e liderança sob um recém-nomeado diretor de programação.

Gadhoke acrescentou: “Foi assim que chegamos a um ponto em que nossos cronogramas para um projeto eram de qualidade realmente boa; capacitando as mãos que constroem e iluminando as mentes que lideram�.

Quando Zachry se envolveu com Planera, eles não estavam buscando resgate: eles estavam buscando alinhamento.

“Eles já haviam descoberto suas melhores práticas e as implementado�, disse Nitin Bhandari, CEO da Planera. “Os dados estavam limpos. A visão era clara. É isso que você quer em um parceiro.�

O apelo imediato para Zachry foi a capacidade da Planera de consolidar cronogramas de mão de obra e equipamentos em vários projetos, oferecendo uma visão regional da alocação de recursos.

“Os recursos não são ilimitados�, disse Gadhoke. “Nunca tivemos esse nível de visibilidade antes.

“Com o Planera, o que costumava levar horas de agregação manual agora leva segundos.�

'Primeiro no campo', não 'somente no escritório'
Plataforma de desktop da Planera para software de planejamento de construção Imagem: Planera Plataforma de desktop do Planera Imagem: Planera

Um dos aspectos mais impactantes da parceria foi o suporte em constante evolução da Planera às equipes de campo. A interface para tablet recém-lançada da Planera permite que superintendentes e parceiros comerciais visualizem e atualizem cronogramas no local.

“Pela primeira vez, o campo tem acesso de alta fidelidade ao cronograma�, disse Bhandari ao Construction Briefing . “Eles podem fazer atualizações em tempo real, acompanhar o progresso e inserir informações diretamente no cronograma mestre.�

Gadhoke concordou, observando que a plataforma ajudou a resolver lacunas não apenas no planejamento em nível empresarial, mas também em previsões de curto intervalo, de três semanas.

“Nossos cronogramas gerais eram robustos�, disse ele. “Mas as previsões eram inconsistentes. Todos tinham sua própria planilha do Excel. A Planera está nos ajudando a fechar essa lacuna.�

E o benefício não é apenas o acesso; é o timing e a responsabilização. Gadhoke descreveu uma vida anterior em que os dados eram exportados manualmente todas as sextas-feiras e compilados em relatórios que chegavam aos tomadores de decisão na segunda-feira seguinte.

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“Agora, como tudo já está no sistema, as pessoas podem fazer login diretamente�, disse ele. “[A Planera] não licenciou o sistema por usuário, o que significa que mais pessoas � do campo ao escritório � estão acessando o sistema ao mesmo tempo.�

Essa rapidez permitiu que Zachry começasse a vincular o desempenho do cronograma aos resultados do projeto, até mesmo aos incentivos da equipe. "Estamos vinculando os bônus à nossa gestão de recursos. Isso só é possível porque finalmente temos uma visão clara de todos os projetos", explicou Gadhoke.

Ele continuou: “Todos, da liderança de campo aos controles de projeto, agora podem ver como os recursos estão fluindo em 25 tarefas ativas. Isso inclui tudo, desde equipes até guindastes. E quando as pessoas sabem que suas decisões são visíveis e acionáveis, elas planejam com mais propósito.�

Aumentando o nível de maturidade dos controles de projeto
Nitin Bhandari, CEO da Planera Nitin Bhandari, Planera

Gadhoke enquadra o progresso de Zachry em quatro níveis de maturidade de controles de projeto: iniciante, levemente estruturado, totalmente estruturado e gerador de valor.

Ele disse que Zachry está atualmente no nível três � estruturado e padronizado.

“Você tem estrutura, tem padrões e pode começar a observar tendências�, disse ele. “Mas o nível quatro é onde essas informações começam a influenciar decisões em tempo real.�

Agora, a empresa está em posição de explorar ferramentas como o Planera para ajudar a avançar para o nível quatro, acrescentou Gadhoke.

“O nível quatro é onde suas informações começam a gerar resultados�, disse ele. “� onde o planejamento ajuda a melhorar a segurança, a qualidade e a produtividade. Esse é o objetivo.�

A Planera, por sua vez, vê Zachry como um parceiro e um campo de provas, indo ao encontro do software (em alguns casos) mais da metade do caminho para melhorar um produto já confiável.

“Não queremos apenas clientes�, disse Bhandari. “Queremos pessoas que nos incentivem a construir algo verdadeiramente útil para a indústria.�

Em um mercado lotado de soluções tecnológicas chamativas, o lançamento do Planera de Zachry oferece um caso único de adoção de software que foi rápida, mas medida e implementada com propósito.

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